Hybridarbetet ställer krav på inbyggd flexibilitet hos framtidens kontor

 

Hybridarbetet, modellen där vi kombinerar arbete på kontor och distans, är här för att stanna. Redan förra året kartlade Sodexo, som är en av världens största arbetsgivare och ledande inom arbetslivsservice, för- och nackdelar med distansarbete. I juli släppte företaget också rapporten ​​Fem problem med hybridmodellen – och råd för hur de kan lösas

Adapteo har intervjuat Johanna Langer, medförfattare till rapporten och Business Transformation Lead på Sodexo, om kraven som hybridarbetet ställer på arbetsgivare och på framtidens kontor.  

Nio av tio tjänstemän vill fortsätta arbeta på distans minst en dag i veckan när rekommendationerna om att jobba hemifrån tas bort. Det visar en ny undersökning av Novus gjord på uppdrag av TCO. Allt fler företag går också ut med sina riktlinjer om distansarbete för framtiden, och en hybrid modell där arbete sker delvis på kontoret och delvis på distans, ser ut att bli dominerande.  

Har kontorsarbetet som det såg ut före pandemin spelat ut sin roll? 

– Ja, tåget med åtta timmar på kontoret varje dag har gått. I och med det påtvingade distansarbetet senaste 1,5 åren har det skett en viss maktförskjutning till individen, vi upplever att vi har större valfrihet. I det finns en kraft som inte går att stoppa. Sedan har vi så tydligt sett fördelarna med distansarbete, att jag tror att vi i stor utsträckning kommer vilja fortsätta med det. Men med det sagt finns det inte en modell som kommer att fungera för alla, säger Johanna Langer, Business Transformation Lead på Sodexo. 

Langer poängterar vikten av att alla företag sätter en grundprincip för distansarbete, men rekommenderar samtidigt att avvakta med att fastslå några detaljer tills vi vet hur vi kommer bete oss efter pandemin:  

– Vi behöver vara ödmjuka inför att vi inte har alla svaren ännu, utan öva, pröva och lära. Det måste få ta tid. Att inkludera medarbetarna i processen av att fastställa arbetssättet är också viktigt för att det ska bli lyckat. 

Kommer vi se några ändringar av kontorets utformning?  

– Ja det tror jag absolut. Remote first-perspektivet blir centralt när hybridarbetet tar över, det ska vara sömlöst att arbeta från olika miljöer. Det i kombination med ett ständigt varierande antal medarbetare på kontoret, ställer krav på ytor, resurser och service att vara anpassningsbara. Ingen vill sitta ensam på ett stort och öde kontor, utan vi kommer söka oss dit för socialt umgänge – samtidigt som mindre rum för de som inte kan koncentrera sig hemma behövs. Jag tror att vi kommer se fler mindre, halvöppna och varierande ytor, och färre öppna kontorslandskap.  

“För att optimera lokaler, resurser och service på kontoren, ser Johanna Langer ett nytt behov av kommunikations- och mätverktyg. “

– Vi behöver hantera en ständigt rörlig personalstyrka, som jag dessutom tror kommer ställa höga krav på transparens vad gäller hur många som är på kontoret, när det städas och så vidare. För att kunna planera inköp av servicetjänster och förbrukningsvaror behöver vi förstå beteendemönstren. Därför tror jag att vi kommer se en rad nya verktyg för att mäta hur lokalerna används och kommunicera med medarbetarna, säger hon.  

 Det är just den inbyggda flexibiliteten och möjligheterna till resurseffektivisering som Johanna Langer menar blir ledorden för kontorets utveckling efter pandemin, när det hybrida arbetssättet blir det nya normala. Det i sin tur menar hon hänger ihop med att vi inte har alla svaren ännu, och måste våga vänta och se hur vi faktiskt kommer att bete oss när Folkhälsomyndighetens rekommendation om arbete hemifrån släpper.  

– Framtidens kontor är en ständig prototyp. Vi behöver inbyggda möjligheter att förändra saker, tiden för 10-årskontrakt på kontorslokaler är förbi. Vi vill inte ha den typen av statiska miljöer längre.  

graf från sodexo

Källa: Anarki eller detaljstyrning? – Arbetslivet när kontoren öppnar igen.  Rapport genomförd av Novus på uppdrag av Sodexo, 2021-09-24.

Vill du veta mer om våra anpassningsbara kontorslösningar?

Får vi fler coworking spaces?  

– Ja, på sikt och framför allt i storstäder tror jag att vi i högre utsträckning kommer att dela ytor med andra, som vi bor närmare men inte jobbar ihop med. För att sådana hubar ska vara attraktiva måste dock människor vilja vara på platsen, det måste finnas tillgång till service och aktiviteter.  

Hösten 2020 gjorde Sifo på uppdrag av Sodexo en undersökning där 700 svenska HR-chefer fick svara på frågor om distansarbetet på sin arbetsplats. Studien identifierade bland annat ett antal för- och nackdelar med distansarbete. Organisationers digitala utveckling, balans mellan arbete och privatliv samt effektivare möten angavs som de främsta fördelarna. Nackdelarna som HR-cheferna såg med distansarbetet var sämre psykosocial arbetsmiljö, svårare för chefer att ta sitt arbetsmiljöansvar samt svårare att skapa engagemang och teamkänsla. 

– Jag tror att ett vanligt misstag är att vi tar med oss arbetssätt som fungerade när vi sågs på kontoret varje dag, in i distansarbetet – trots att ett digitalt arbete kräver helt andra verktyg och metoder. Men vi ser en snabb utveckling av digitala verktyg för exempelvis arbetsmiljöronderingar. Jag tror också att vi kommer se en ökad användning av VR för föreläsningar, möten och workshops, då det ger helt andra förutsättningar för kreativitet, samarbete och interaktion än vad en platt skärm gör, säger Johanna Langer.  

De upplevda nackdelarna med distansarbetet hänger ihop med de problem som identifieras i rapporten Fem problem med hybridmodellen – och råd för hur de kan lösas, skriven av Johanna Langer och Henrik Järleskog, Head of Strategy Continental Europe på Sodexo. Utöver utmaningen i att optimera lokaler och servicetjänster, lyfter författarna fram exkludering och ojämlikhet, företagskultur, ledarskap samt balans mellan individen och teamet som orosmoln.  

– De svåraste utmaningarna är kopplade till mjuka värden och välmående. Jag ser en överhängande risk att subkulturer utvecklas på företag, och då får vi sämre samarbetsförmåga och minskad lojalitet till företaget. Senaste månaderna har vi också sett att produktiviteten på flera håll har gått upp nästan för mycket, eftersom vi får mindre slacktid och tar färre pauser. Det är en utveckling som vi måste följa noga, så att det inte drabbar medarbetarnas hälsa, säger Johanna Langer.  

Hur ska man som arbetsgivare ta sig an de utmaningarna?  

– Identifiera vad som är kulturbärande, och vårda det väl. Det är också viktigt att prata om de här frågorna, att involvera medarbetarna i hur företaget provar sig fram och tar sig an de svåra frågor som är kopplade till utvecklingen av arbetssättet.  

Den hybrida arbetsmodellen kan enligt Langer också ge upphov till en ny form av ledarskap:  

– Målstyrning i sin renaste form tror jag blir avgörande för ett framgångsrikt ledarskap. Idag är vi fortfarande fokuserade på detaljerade handlingsplaner och KPI:er, men när ledarskap delvis ska bedrivas på distans kommer det blir viktigare att se till så att alla vet var företaget ska – inte exakt hur vägen dit ser ut. Som ett resultat tror jag att vi kommer se mindre detaljstyrning och ett större fokus på ett fåtal välformulerade mål som fångar idén med företagets strategi, säger hon.  

Vad innebär den typen av ledarskap för medarbetarna?  

– Större frihet, men också större ansvar. Både vad gäller att sätta och uppfylla sina egna personliga mål med arbetet, och att bidra till företagets gemensamma mål.  

Hållbarhet blir ett allt viktigare perspektiv för stora delar av näringslivet. Hur tar sig det i uttryck i utvecklingen av framtidens kontor?  

– Hållbarheten är central, och måste vara integrerad i kontorets utveckling. Det är inget man kan lägga som grädden på moset. Jag tror och hoppas att vi kommer se ett bredare perspektiv på hållbarhet, som inkluderar alltifrån inomhusmiljö och klimatpåverkan till människors välmående och resursoptimering. När det kommer till människors välmående har vi ju länge mätt luft och ventilering i fastigheter. Jag skulle gärna se en hälsocertifiering av byggnader som inkluderar materialval, möjlighet till rörelse och tillgång till natur. Jag vet att det är på gång och jag ser fram emot att det blir mer etablerat att diskutera hur kontorsfastigheter hjälper människor att må bra, avslutar Johanna Langer. 

HR-AdapteoVästerås -2340450-Edit-LowresolutionWEB

Vill du veta mer om våra anpassningsbara kontor?

Vi kommer gärna i kontakt med dig och berättar mer om hur vi kan  bygga anpassningsbart tillsammans. Vi vill samarbeta med dig för att hitta rätt lösning för dina specifika önskemål.